Conscientes de que una intranet no hace la gestión del conocimiento, B-M desarrolló siete puntos para apoyar su objetivo:
1 Alinear las estrategias de conocimiento con los objetivos del negocio.
2 Crear una cultura interna que promueva la transferencia del conocimiento.
3 Dejar que el CEO marque el camino.
4 Colaboración en comunidades de conocimiento.
5 Desarrollar esquemas de incentivos para asegurar un flujo “saludable” de conocimiento.
6 “Make it personal”: focalizarse en el conocimiento tácito.
7 Integrar la transferencia del conocimiento en los procesos y rutinas del trabajo diario.
Utilizan las encuestas, buzones y análisis periódicos de opinión para conocer las necesidades de los trabajadores. También dan muchas posibilidades para que la gente aporte su conocimiento: encuentros, sesiones de brainstorming, formación interna, promoción interna de los proyectos, etc. Tienen un newsletter interno a nivel mundial para comunicar sus proyectos.
También han creado la figura del “knowledge champion” que son como embajadores de un área determinada de conocimiento, que entienden la necesidad de la transferencia de conocimiento y activamente promocionan la utilización de las herramientas disponibles en sus proyectos, en sus oficinas, áreas de negocio, etc.
Estos campeones incluyen casos, propuestas a los clientes, informan a sus colegas acerca de las novedades, entrenan a los nuevos empleados en el uso de la intranet, y son el enlace a nivel mundial con el equipo de “knowledge sharing”.
Además monitorizan el éxito de su red de campeones contando el número de entradas a la intranet en cada oficina, el número de biografías (fichas personales) actualizadas, el número de personas que participan activamente en comunidades, y el número de documentos que se han enviado a la intranet.
Los campeones son conocidos y reconocidos en la organización. Hay una conference call mensual con un “knowledge director” y normalmente cuentan con un conferenciante invitado.
Los seniors y directores (incluido el cEO) participant regular y activamente en comunidades, conference calls, encuentros, seminarios internos, etc. demostrando con su presencia el respaldo de la dirección hacia la transferencia de conocimiento. Utilizan la intranet como vía principal de comunicación de su estrategia e ideas. Tienen un “open forum” en el que los trabajadores abiertamente opinan y sugieren a los directores.
Tienen además 300 extranets para los proyectos con clientes. Además tienen intranets locales de las diferentes oficinas y prácticas mundiales. Y tienen 26 áreas temáticas en las que existen docenas de comunidades.
Todo esto está reforzado con un esquema de incentivos que reconocen la participación personal. Se reconocen acciones individuales como: el lanzamiento de una nueva área de interés, liderar el desarrollo de nuevas ideas y productos, etc. También hay incentivos de grupo: aquellos equipos reconocidos externamente por premios de la industria de la comunicación, hay concursos internos, iniciativas que promuevan el uso de la intranet y sean exitosas, etc. Se hacen reconocimientos públicos a colegas que hayan resuelto alguna situación de negocio especial.
En la intranet también hay una sección para que los managers y seniors hagan las descripciones de competencias y talento de sus trabajadores. Tienen en marcha procesos de mentoring, en los que mentores y “protegidos” trabajan codo con codo seis meses o más. Se anima a las interacciones dentro y fuera de la oficina para facilitar el establecimiento de redes personales informales. La participación en estas iniciativas es voluntaria pero reconocida en las revisiones anuales de objetivos.
Además tienen un plan de formación global en la Universidad Corporativa Burson, en el que los trabajadores, profesores y coaches trabajan online y offline. Entre otras metodologías utilizan la simulación de proyectos para el aprendizaje. El conocimiento se captura también en webinars, artículos, series internas de publicaciones, etc.
B-M pone el énfasis en la transferencia del conocimiento por encima de la gestión del conocimiento. Al ser una firma que se dedica a la comunicación y la publicidad, es ahí donde tienen su punto fuerte y de donde otras organizaciones pueden aprender. B-M pone sus esfuerzos en abrir canales de comunicación birideccional, para saber lo que la gente sabe y para que lo aporte. Además de crear herramientas “psicológicas” para vencer y convencer de la necesidad de que todos aporten su conocimiento.
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